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一“卡”管好六万五千人
日期:2009-02-12 11:06:03
摘要: 宝钢,实施企业一卡通管理系统成功案例。科能一卡通管理系统,人力资源管理系统,考勤管理系统,门禁管理系统,售饭用餐管理系统,巡更管理系统,访客管理系统
走进宝钢,只要一张小小的IC卡片出入控制、考勤、餐饮、通勤所有相关功能全部实现。对于宝钢的员工来说,这意味着更简便的工作生活方式。而对于宝钢而言,基于IT系统实现的“一卡通”系统则意味着宝钢企业管理的一场革命。

宝钢是中国最具竞争力的钢铁企业之一,年产钢能力达到2000万吨,赢利水平居世界领先地位。2004年,宝钢被《财富》杂志评为世界500强企业第372位,成为中国竞争性行业和制造业中首批跻身世界500强的企业之一。

面对快速变化的国内外市场,宝钢将“快速响应市场变化和更有效的满足用户的需求”作为企业信息化的指导思想,并成为提升公司现代化管理水平的重要手段之一。目前其内部信息化建设已经取得积极成果,管理网络已经基本完善,并建立起以“9672系统”为标志的产、销、研系统、信息服务系统以及人力资源、OA 系统。

“一卡通”以人为本

宝钢公司目前拥有1.5万名员工,其它需要进入厂区的各类人员约5万人,总体状况是进厂人员多、人员结构复杂,业务多样并且分散,更重要的是厂区工作人员的流动性较大。在近20平方公里的厂区内,管理这样庞大企业组织、人员及相关业务,其复杂程度和难度可想而知。

然而在宝钢原来的系统框架中缺少对出入控制、考勤等基础管理工作实施信息化管理的IC卡系统员工的出入控制、考勤、餐饮、通勤主要通过手工管理,造成管理不规范和信息冗余不一致。

这种基础管理系统的缺失,使得宝钢迫切需要一个支持复杂业务管理和大规模应用的“一卡通”系统,以适应对业务细节管理的“随需应变”。宝钢对这样一个“人多、变化多、管理复杂”的系统提出了“快速应变,控制项目成本(工期和效率)”的要求。

宝钢人力资源部负责人告诉记者,目前广州钢厂、邯郸钢厂等企业都采用智能卡技术建立了IC卡系统,用于企业内部的考勤、门禁等管理。但是宝钢公司在系统实施前仍采用手工考勤、使用餐券就餐,与其社会地位和企业发展的战略目标不相称。

为了加强企业基础管理工作,提高企业信息化管理水平,宝钢公司于2003年着手建设IC卡系统工程,并明确提出“一卡在手,走遍企业”的目标。

该项目在2003年10月开始立项,04年2月设备招标,04年12月基本建设完成。项目计划明确后,在宝钢领导的重视之下,由人力资源部牵头组成IC卡系统开发项目组。

按照整体设计、分步实施的原则,优先实施厂区出入控制功能和餐饮功能,随后逐步事实通勤、考勤等功能,累计发卡量已接近10万。

IC卡自助查询设备
宽敞明亮的发卡中心
发卡中心的办卡流程
一卡通在餐饮中的应用
一卡通用于考勤系统
一卡用于通勤系统

管理要因人而变

本次“宝钢一卡通”项目,应用范围包括宝钢公司、宝钢集团下属有关公司和部门,涉及宝钢公司1.5万名员工和其他约5万需要入厂的人员,实现发卡系统、出入控制(包括车辆的出入控制)、考勤、餐饮和通勤的统一管理,并完成与人力资源管理信息系统、体检系统之间的对接,并即将与外协管理系统、安全环境管理系统等实现集成。

“宝钢一卡通”系统包括:餐饮管理、车辆证管理、结算管理、卡户管理、考勤管理、门禁管理、人员管理、商户管理、设备管理、通勤管理、通信管理、系统管理、自助服务等13个子系统。

其中,人员管理子系统是宝钢一卡通平台中各类应用的基础,支持各类人员的办卡申请流程,并为其它应用提供人员的基本信息。

人员管理系统包括:同步人事基本信息、维护组织结构、人员信息管理等模块。可以实现将人力资源系统中人员信息的变化,同步到一卡通平台中,并保证一卡通系统与人力资源系统使用相同的代码体系。

边建设、边改进

IC卡系统设计时,项目组充分征求了各管理部门的要求,先从整体上确定了系统建设的目标,并确立了分阶段推进目标,通过对分阶段目标的分解,落实到每个阶段推进任务。

在随后的IC卡项目现场施工过程中,项目组坚持每周召开一次施工例会,小结项目的实施情况、施工进度、分析存在问题并商议解决方案,及时反馈并监督整个问题的解决过程,为IC卡项目的顺利实施提供了有力的保证。

另外,由于该系统和宝钢每一名员工都息息相关,因此,项目组非常注意项目进行中的信息传递工作。

项目组利用多种媒体(宣传手册、宝钢报、网站等)将IC卡工程进展情况及时跟员工进行沟通,回答员工的疑问,对有关部门反馈的职工意见,进行认真地分析,并组织落实反馈意见。

据项目组负责人介绍,考勤功能在04年10月份最初上线时,一方面由于刷卡习惯的问题,另一方面在程序处理上也存在很多不完善的地方,现场的考勤员在处理上觉得程序很复杂。

在多次听取意见之后,项目组积极组织改进计划,目前已经基本实现了操作的便捷化。

由于宝钢本次建设的IC卡工程既是一项系统工程又是一项管理工程,公司高层领导的全力支持成为了项目成功的重要保证。

据了解,从IC卡工程可行性研究开始,宝钢公司领导就高度重视这项工作,在公司级会议上进行了专题研究,并做出重要指示。

在IC卡工程立项后,又多次召开专题会议研究IC卡工程推进,把握IC卡工程推进的关键节点,解决项目推进过程中的问题。公司领导的重视,使推进过程中各相关单位之间的协调和配合更为默契。


让系统随需应变

可以看出,“宝钢一卡通”涉及了多种业务的细节,并且要适应管理流程末端经常的调整和变化,这对开发平台提出了更高的要求。

宝信软件作为上海宝钢集团公司控股的上市软件企业,是宝钢“一卡通”项目的重要实施、执行者。面对大量的软件开发工作,宝信软件迫切需要一个完整的软件开发管理平台,并能够在这个平台上建设构件库,以提高效率、降低成本,保证实施成功率,提高客户满意度。

项目开展前期,宝信面临着多种系统选择:一种是宝信自行开发,但是存在着开发量大、开发周期长、难于适应用户业务变化等突出问题,显然不是最佳选择。

另一种是购买适合宝信业务特点的软件平台。但是在与国外中间件厂商的接触中,宝信软件发现当“宝钢一卡通”的业务流程发生变化时,他们产品的修改、测试通常都要在国外进行,然后再交付国内使用。

这不但延长了项目周期、增加了成本,而且也无法实现宝钢“随需应变”的需求。

宝信经过多次考察和讨论,并对项目规模和数据量进行反复了估算,最终选择了面向构件的中间件平台。

宝信认为该平台采用的“搭积木”式的方法,可以直接由构件组装成原型,并且能够依据用户的新需求,在可视化的过程中,灵活调整已有的产品结构,实现敏捷定制。

在有效节省系统开发、运行、部署和维护成本的同时,也展现了提升应用开发起点、快速实现业务需求的优点。这一切都非常切合宝钢项目的需求。

由于采用了构件化的开发模式,宝钢一卡通复杂多变的业务管理得以实现。面向构件的开发平台采用多层体系架构,将系统各个层次有效分离,各个层次之间的数据交互通过开放的XML总线技术实现,保证了层次之间的松散耦合。

宝钢“一卡通”系统投入运行后,“人员管理”模块的需求一直在调整,系统能够根据这些变化重新编写一些构件。

然后在系统运行的过程中利用动态发布功能替换掉原先的逻辑构件,在完全不影响用户使用的情况下,完成对系统的更新。

宝信软件通用软件事业部负责人表示:“与传统的‘量身定制’开发或直接购买‘套装’软件相比,应用面向构件的开发工具更能适应不断变化的用户需求。

经验分享:

宝钢IC卡项目具有工期短、涉及面广、涉及人员多等特点,并且类似的大型项目在国内并没有先例。可以说,无论是管理层面,还是技术层面,宝钢均没有成功的案例可以参考。因此在项目完工之后,项目组负责人总结出了一些宝贵的经验。

第一、先搭架子,后填砖。

在系统建设之初,项目组将过多的时间纠缠在对实现功能的无限制追加和完善上,总想考虑全面再做,结果不断有需求提出,不断变更项目范围,不断改变初步设计,既影响了项目费用的控制,更延误了整个项目进度。

第二、形成规范的设计文本,制订全面的应急预案。

经过多次开会协商,由设计单位形成规范的初步设计文本,这一标准文档是经过多方确认的,对设计功能、范围的变更也必须有同样的书面申请,控制住了项目边界,也就把握住了整个项目的进度。同时,规范的设计文本也减少了很多扯皮的现象。

项目建设初期,宝钢根据各功能,结合实施具体情况,形成了初步的应急预案。然后,根据实际使用过程中发生的情况,对应急预案进行了修订,保证了系统应对突发问题的能力,有效控制了风险。

第三、以人为本,方便职工。

推行IC卡工程的初衷是为了让员工一卡在手,走遍企业。从设计开始,就尽量从方便员工的角度出发,在推进过程中,更坚持做好宣传和解释工作,明确建立了应答联络体制。

宝钢一卡通系统的好处

1、IC卡系统建立后可以统一证件、方便员工。
系统实施前,员工手中持有工作证、要害部门出入证、就餐券(卡)、图书借阅证、乘车月票(卡)等多种证件(券),且形式多样,给员工带来了诸多不便。IC 卡系统则可以实现“一卡在手,走遍企业”。另外,利用IC卡就餐,可以降低使用餐券、饭票及货币等纸质媒介传播疾病的概率,切实保护员工的身体健康。

2、建设IC卡系统可以加强人员分类管理,提高企业的安全性。
宝钢公司厂区内人员结构较为复杂,如宝钢公司正式员工、集团子公司员工、外协队伍等。
通过将IC卡设计为不同的样式(颜色),分发给不同单位的职工,可以有效区分人员的类别,便于日常的管理。
同时,利用IC卡取代工作证和车辆进厂证后,可以彻底杜绝*证进入厂区的现象发生。通过对进入厂区的人员、车辆的数量及出入要害部门的人员情况掌握,一旦厂区发生突发事件可以准确查询,及时处理。

3、建设IC卡系统可以降低企业的管理费用。
通过实施IC卡项目,可以实现相关管理由定性估量管理到定性定量管理的转变。
如餐饮管理,实施IC卡项目后,不再需要用估算的方法确定公司员工的用餐数量,系统可以精确统计出员工用餐数量。

同时,实施电脑考勤后,可以减少大量的考勤用纸,降低纸张及印刷成本。统一证件后,可以减少设备用量和资源的低效占用,降低成本和运营管理费用,提高资源的利用率。

4、建设IC卡系统可以提高工作效率。
IC卡项目能使宝钢公司职能部门管理重心下移(集中控制,分散化处理),有利于人力资源管理角色的转变。
同时可以减少事务性工作,使相关人员把精力集中到战略性、专业化管理工作中,进一步提高效能。

5、建设IC卡系统可以为宝钢公司的改革和信息化发展打下基础。
实施IC卡系统,在建立现有管理模式信息平台的同时,为今后的改革和发展留有空间。可以实施不同管理模式的兼容和系统的升级改造,提升改革和信息化速度。

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